1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

O&G NEGOCIOS Y CONSULTORÍAS SAS (en adelante denominada solo como O&G), sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 901.147-665-8, domiciliada en la carrera 55 #100-51 oficina 1105 del Centro Empresarial Blue Gardens en Barranquilla – Colombia, cuenta dentro de sus facultades legales con la posibilidad de solicitar, recolectar, almacenar, procesar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y/o disponer de los datos personales que han sido suministrados y que se han incorporado en nuestras bases de datos a través de diversos canales de comunicación, sean físicos o virtuales, dentro del marco de desarrollo de su objeto social.

Debido a lo anterior, y según lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes, O&G declara y adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual se pone a disposición de todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de la gestión contractual, comercial, laboral y operativa de la empresa.  O&G es y será responsable del buen uso de sus bases de datos, así como de su conservación conforme a las disposiciones de seguridad informática, respetando los principios contemplados en la ley, legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso, seguridad y confidencialidad.  O&G solo usará la información recabada, para el desarrollo de su objeto social, de conformidad con las políticas de tratamiento de datos personales

O&G puede recolectar datos públicos, semiprivados, privados y sensibles de los usuarios, los cuales serán tratados para la gestión de sus clientes con respecto al diseño y estado de avance o ejecución de los planes, programas y proyectos que ejecute la compañía; también puede recolectar de parte de sus asociados, contratistas y proveedores, diferentes tipos de datos personales con los cuales dar cumplimiento a su objeto social, tales como nombres y apellidos, tipos y números de identificación personal, cargos ocupados, nivel de escolaridad, información de hechos, pruebas, anexos, etc., relacionados con sus asesorías y/o consultorías, direcciones y números telefónicos de localización, nombre de usuarios en redes sociales, entre otros.  Así mismo, podrá recolectar de sus empleados, adicional a lo anterior, datos correspondientes a fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, sexo, experiencia laboral, referencias personales, nivel y estado socioeconómico y situación financiera, información personal relacionada con su estado de salud, entidades de seguridad social a las que se encuentra afiliado, antecedentes disciplinarios y judiciales.  Los datos proporcionados por los usuarios o titulares deberán ser veraces, completos, actualizados, comprobables y comprensibles y en consecuencia su titular asume toda la responsabilidad sobre la falta de veracidad o exactitud de éstos; por su lado O&G queda facultada, sin perjuicio de otras medidas legales a su disposición, para retirar, denegar o suspender los beneficios otorgados al usuario en la presente política de tratamiento de datos personales.

Toda la información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales de O&G.  En los casos en que determinados datos hagan parte de un sistema particular de vigilancia, su tiempo de permanencia será el determinado por las autoridades competentes, y una vez finalice la necesidad para la cual fueron recolectados los datos, la información que no requiera conservarse para fines históricos, científicos o estadísticos (información anonimizada), será suprimida según se indican en los procedimientos de eliminación de documentos correspondientes.

• FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Es el compromiso de O&G, la protección de datos personales de nuestras partes interesadas en el marco de la transparencia, las buenas relaciones, el bienestar social, la ética comercial y la confianza existente, por lo que define lo siguiente:

• La información de los empleados y de sus familiares, recopilada y almacenada por O&G, es utilizada para llevar evidencia y trazabilidad de la ejecución de las actividades a su cargo, de los programas y proyectos propios y los que le han sido encomendados y además de proveer datos del estado de salud de estos.
• La información de clientes y proveedores será utilizada para mejorar las relaciones comerciales con los mismos, por medio del envío de comunicaciones por diferentes medios, relacionadas con eventos organizados o patrocinados por O&G; así como también para utilizar la información recaudada para la elaboración de propuestas y ofertas de servicios profesionales, la elaboración de todo tipo de documentos de trabajo, la socialización de información con aliados estratégicos, la realización de estudios de mercado, gestión comercial y publicidad.
• La información del titular podrá ser usada por O&G para permitir a dicho titular el ingreso y acceso a las funcionalidades de nuestro portal y aplicaciones; realizar reportes propios y de su entorno familiar para monitoreo de factores de riesgo; remisión de datos para geolocalización y ubicación del dispositivo; recibo de mensajes de alertas, recomendaciones, notificaciones, información, códigos de verificación; generación de estatus de movilidad, práctica de consultas; realización de llamadas directas a líneas de atención y acceso a redes wifi con la finalidad de actualización de las cifras por medio de nuestras aplicaciones, entre otros.
• O&G desarrollará actividades tendientes a proteger el derecho a la divulgación de información personal de los beneficiarios de proyectos y programas encomendados que se suministren, de manera voluntaria o a través del cliente, al momento de recibir los servicios de la compañía.
• O&G tomará las medidas preventivas (administrativas, técnicas o físicas) necesarias para resguardar la información de pérdidas, robos o usos indebidos, así como del acceso, la divulgación, modificación o destrucción no autorizados de los datos del titular.
• O&G implementará cláusulas y/o acuerdos de confidencialidad con sus socios, asociados, clientes, empleados, proveedores y contratistas para proteger la información corporativa propia y de terceros que tenga a su disposición y bajo su custodia.
• Las personas que se relacionen con O&G, están obligadas a utilizar la información a la cual tengan acceso, solo en virtud de sus funciones o relación contractual.
• En O&G, todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el tratamiento de dichos datos.
• O&G informará a las personas interesadas en relacionarse con la compañía, las reglas aplicables al tratamiento de datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante toda la relación contractual.
• Una vez terminada toda relación laboral o contractual, cualquiera que fuere la causa, O&G procederá a almacenar los datos personales obtenidos, así como la documentación generada en un archivo central, sometiendo tal información a las medidas de seguridad pertinentes.
• O&G solo recibirá de sus proveedores, datos que sean necesarios y pertinentes para la ejecución del contrato a que haya lugar.
• Cuando O&G entregue datos de sus empleados o clientes a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en este lineamiento. O&G verificará que los datos solicitados sean necesarios y pertinentes respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

El titular al proporcionar sus datos personales autoriza expresamente a O&G a: i) usar dicha información para las finalidades señaladas en esta política de privacidad y el cumplimiento del objeto social de la compañía; y ii) remitirles por distintos medios y canales, información de los servicios que presta.  La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS

Son derechos del titular del tratamiento de datos personales, conforme a las normas constitucionales y legales ya señaladas, los siguientes:

• Conocer, actualizar y rectificar íntegra y gratuitamente sus datos personales frente a O&G.
• Previa solicitud, conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a O&G salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con la ley.
• Presentar ante la entidades y autoridades correspondientes, quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información;
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles, especialmente las respuestas que versen sobre datos sensibles, de menores de edad o de geolocalización.

• SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

O&G utiliza diferentes medidas, técnicas y procedimientos de seguridad de la información tendientes a garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de todos los datos personales que le sean suministrados.  Así mismo, garantiza que dichas medidas tienden a evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizada o fraudulenta de datos tratados.  Para ello se cuenta con los siguientes controles:

• Seguridad de acceso: La información de acceso proporcionada no será comercializada o revendida a terceros, ni reutilizada con otros fines diferentes a los mencionados anteriormente.
• Recopilación de la información: Toda la información de salud recopilada es almacenada en la infraestructura dispuesta para ello, de manera segura.

• EJERCICIO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES O DE HABEAS DATA

Con el fin de atender las normas legales sobre lo dispuesto para la atención de derechos de petición y protección de datos personales vigente, el titular que eleve una solicitud a O&G, deberá tener en cuenta el procedimiento señalado a continuación, así:

1. Suministro completo y veraz de datos personales: nombres y apellidos, tipo y número de identificación, condición en la que actúa (en nombre propio o en representación de otros para lo cual deberá acreditar legitimación) dirección física y/o electrónica y números telefónicos de contacto, e indicación del medio (físico o electrónico) por el cual desea recibir su respuesta.
2. Hechos, motivos o circunstancias que dan lugar a su reclamación, describiendo brevemente el derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
3. Firma de la solicitud y número de identificación.

La coordinación de gestión administrativa de O&G, atenderá todas las solicitudes de los titulares de información relacionados con la protección de datos personales, para lo cual, la persona interesada podrá dirigir sus peticiones, quejas y reclamos por email a protecciondedatos@ogconsultorias.com o en nuestra página web www.ogconsultorias.com.

Las solicitudes de los titulares serán atendidas, máximo, en el término legal de quince (15) días hábiles previsto para resolver la reclamación, y en todo caso de imposibilidad de atender la petición dentro de ese término, O&G informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  En caso de incumplimiento de los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la solicitud de Protección de Datos Personales-.

POLÍTICA DE DATOS DE NAVEGACIÓN

O&G NEGOCIOS Y CONSULTORÍAS SAS (en adelante denominada solo como O&G) informa a sus usuarios de la utilización de cookies/datos de navegación para mejorar el servicio prestado, entendiéndose por cookie, un tipo de archivo o fichero que se descarga en el ordenador o dispositivo de un usuario que accede a determinadas páginas web, permitiendo así almacenar datos y recordar información de sobre la visita de los usuarios que podrán ser actualizados y recuperados por el responsable de su instalación.  Las cookies se asocian tanto a usuarios anónimos, es decir, aquellos que visitan los Portales sin identificarse o registrarse, como aquellos que si lo hacen.

Existen diferentes clases de cookies (esenciales, funcionales, publicidad y análisis o desempeño); en el sitio web de O&G se utilizan las cookies de análisis para realizar distintos análisis y estudios de la información recolectada con el fin de mejorar la oferta de productos y servicios que ofrece la compañía.

El usuario puede deshabilitar tanto la instalación de las cookies como el uso de estas por parte de O&G, de acuerdo con el procedimiento indicado por el navegador.  En caso de deshabilitar la instalación o el uso de las cookies, el usuario podrá perder o afectar algunas funcionalidades del sitio, tales como su ingreso sin necesidad de indicar usuario y contraseña en cada ocasión, publicación de comentarios, acceso sin restricción al contenido del portal, seguridad en el uso de la información que ingresa en el portal, rapidez en el uso de algún servicio dentro del portal, entre otros.

La presente política contiene la información necesaria que debe conocer todo usuario del portal www.ogconsultorias.com sobre el uso de las cookies que realiza la compañía.  O&G podrá modificar la presente política en cualquier momento y sin previo aviso para mantenerlos vigentes y actualizados, por lo que se recomienda a los usuarios revisar la fecha de elaboración o actualización de estos, la cual se establece al final del presente documento.

En caso de dudas o inquietudes acerca del uso de cookies o sobre cualquiera de los puntos detallados en esta política, no dude en contactarnos a info@ogconsultorias.com.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presenta política es aprobada en O&G NEGOCIOS Y CONSULTORÍAS SAS el día treinta (30) de enero de 2020 y se encuentra disponible para empleados, clientes, proveedores y cualquier otra parte interesada.

Actualizaciones de la política: O&G podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones.  En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web www.ogconsultorias.com.

Atentamente,

CLAUDETH GÜETTE SEGURA

Directora general